Betriebskostenabrechnung: worauf Vermieter achten sollten

Zu den Aufgaben des Vermieters gehört die ordnungsgemäße Erstellung der Betriebskostenabrechnung, aus der sich für den Mieter eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt. Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen bei der Abrechnung aller anfallenden Hausbetriebskosten.

Die Bestimmungen zur Erstellung von Betriebskostenabrechnungen sind in diesen drei Gesetzestexten verankert:

• Mietrechtsgesetz (MRG)
• Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG)
• Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG)

Das MRG und das WGG regeln zudem im Einzelnen, welche Hausbetriebskosten sich abrechnen lassen.

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Eine Betriebskostenabrechnung sollte grundsätzlich wie folgt aufgebaut sein:

• Name und Anschrift des Mieters
• Benennung der Abrechnungseinheit
• Benennung des Abrechnungszeitraums
• Erklärung zum Aufteilungsschlüssel
• Gegebenenfalls Erklärungen zu einer abweichenden Aufteilung (z. B. Liftkosten)
• Detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten
• Summe aller angefallenen Betriebskosten und Anteil der jeweiligen Wohneinheit
• Berechnung von Guthaben oder Nachzahlungsbetrag anhand der Vorauszahlungen

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Betriebskostenabrechnung eines Hauses mit einer Wohneinheit kostenlos herunterladen. Diese hilft Ihnen dabei, die einzelnen Betriebskostenpositionen richtig zuzuordnen:

Hier bei immoverkauf24 können Sie sich eine Mustervorlage für die Betriebskostenabrechnung eines Hauses mit mehreren Wohneinheiten kostenlos herunterladen. Diese hilft Ihnen dabei, die einzelnen Betriebskostenpositionen richtig zuzuordnen:

Im MRG/WGG bzw. in den individuellen Vereinbarungen des vermieterfreundlichen Mietvertrags ist genau definiert, welche Betriebskosten abgerechnet werden dürfen:

• Wasser und Überprüfung der Wasserleitungen
• Eichung, Wartung und Ablesung von Messvorrichtungen
• Rauchfangkehrung, Kanalräumung, Entrümpelung und Schädlingsbekämpfung
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
• Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
• Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden (nur bei Zustimmung der Mieter)
• Hausreinigung und Schneeräumung
• öffentliche Abgaben
• Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen

Nicht verrechnungsfähig sind alle sonstigen Ausgaben, wie etwa Mietzinsausfälle und Instandhaltungskosten.

Vermieter sind dazu verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung bis spätestens 30. Juni für das jeweils vorausgegangene Kalenderjahr zu legen. Die Betriebskostenabrechnung ist für alle Mieter zugänglich zur Einsicht im Haus auszulegen. Die Abrechnung nach WGG und HeizKG muss dem Mieter zugestellt werden.

Für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung kann die Abrechnungsperiode vom Kalenderjahr abweichen. Daher ist für diese Abrechnung eine gesonderte Frist von sechs Monaten ab Ende der Abrechnungsperiode einzuhalten. Endet die Abrechnungsperiode beispielsweise mit dem Monat Oktober, so ist die Abrechnung bis spätestens 30.04. zu legen.

Die Betriebskostenabrechnung ist ordnungsgemäß zu erstellen, d. h. sie muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Alle Einnahmen und Ausgaben sind vollständig aufzulisten, sodass der Mieter die einzelnen Positionen gegebenenfalls überprüfen kann. Für jede Kostenposition muss zudem der Beleg vorhanden sein.

Bei einigen Mietshäusern handelt es sich um gemischt genutzte Immobilien mit Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bei der Abrechnung der Wasserkosten müssen Sie als Vermieter darauf achten, dass die Aufteilung angemessen erfolgt. Gewerbebetriebe haben häufig einen deutlich höheren Wasserverbrauch. Auch wenn größere Mengen an Wasser für die Bewässerung von Grünanlagen verbraucht werden, sind diese Kosten in Abzug zu bringen.

Auf folgende Irrtümer sollten Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung achten:

• "Aufwendungen für Reparaturen lassen sich abrechnen" – Nein, die Kosten für Instandhaltung lassen sich nicht über die Betriebskostenabrechnung abrechnen.
• "Was alles zu den abrechnungsfähigen Betriebskosten gehört, ist im Gesetz geregelt" – Dies trifft nur auf Mietverträge im Anwendungsbereich des MRG zu. Bei allen anderen Mietverhältnissen muss genau geregelt werden, welche Betriebskosten sich abrechnen lassen.
• "Jeder Mieter hat Anspruch auf eine Betriebskostenabrechnung" – Nein, da bei einer Pauschalmiete die Betriebskostenabrechnung regelmäßig entfällt.
• "Der Mieter muss die Betriebskostenabrechnung ohne Einwand akzeptieren" – Der Mieter hat ein Recht darauf, die Originalbelege einzusehen und die Abrechnung bei berechtigtem Zweifel vom Bezirksgericht überprüfen zu lassen.

Für die Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung können Sie eine Software verwenden. Angeboten werden spezielle Programme für Hausverwaltungen und Immobilienmakler. Die Anschaffung einer solchen Hausverwaltungs-Software zahlt sich aus, wenn Sie die Abrechnung regelmäßig für größere Mietshäuser mit mehreren Mietsparteien erstellen. In das Programm lassen sich alle Daten einpflegen und anhand des Verteilungsschlüssels werden die einzelnen Betriebskosten abgerechnet.

Wenn Sie allerdings nur einige wenige Immobilien verwalten, hilft Ihnen die bereits unsere Mustervorlage "Nebenkostenabrechnung Muster", die wir Ihnen kostenlos als Word- oder PDF-Download zur Verfügung stellen, weiter. In der Tabelle können Sie alle Betriebskostenpositionen auflisten und für den Mieter darstellen.

Es ist grundsätzlich immer derjenige Mieter zur Nachzahlung verpflichtet bzw. zur Erstattung des Guthabens berechtigt, der zum Zeitpunkt der Abrechnungslegung in der Wohnung lebt. Wenn beispielsweise ein Mieter im April einzieht und im Mai die Betriebskostenabrechnung erhält, muss er die fälligen Nachzahlungen begleichen oder erhält das Guthaben ausgezahlt. Dabei ist es völlig unerheblich, dass die Abrechnung sich auf das vorherige Kalenderjahr bezieht und er in diesem Zeitraum gar nicht Mieter der Wohnung war.

Abweichende Regelungen treffen das Heizkostenabrechnungsgesetz und das ABGB. Nach diesen Richtlinien können Mieter nur zu Betriebskosten herangezogen werden, die während ihrer jeweiligen Mietdauer angefallen sind. Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist bei einem Wechsel zwischen den beiden Mietern aufzuteilen. Steht die Wohnung leer, muss der Vermieter für die Betriebskosten in diesem Zeitraum aufkommen.

Bei einer Pauschalmietzinsvereinbarung ohne gesonderte Aufschlüsselung nach Hauptmietzins und Betriebskosten erfolgt keine Betriebskostenabrechnung. Wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher ausfallen als die Pauschale, kann der Vermieter anders als bei der Betriebskostenabrechnung auch keine Anpassung der Miete vornehmen.